Die Betriebskostenabrechnung ist für viele private Vermieter der größte Stolperstein – dabei entscheidet vor allem ein Datum darüber, ob Sie Nachzahlungen überhaupt noch verlangen dürfen.
Die 12-Monats-Frist nach § 556 BGB
Sie müssen Ihrem Mieter die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Rechnen Sie über das Kalenderjahr ab, ist der 31. Dezember des Folgejahres Ihr Stichtag.
Wichtig: Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Datum, an dem Sie die Abrechnung erstellt oder abgeschickt haben. Versäumen Sie die Frist, können Sie keine Nachzahlung mehr fordern – ein Guthaben müssen Sie dem Mieter dagegen weiterhin auszahlen.
Welche Kosten dürfen Sie umlegen?
Umlagefähig sind nur die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannten Positionen, zum Beispiel:
- Grundsteuer, Wasser und Abwasser
- Heizung und Warmwasser
- Müllabfuhr, Straßenreinigung, Hausreinigung
- Gebäudeversicherung, Hausmeister, Aufzug
Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungskosten und Instandhaltungs- bzw. Reparaturkosten. Diese trägt immer der Vermieter.
Drei häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden
- Frist verpasst. Ohne Erinnerung geht der Stichtag im Alltag schnell unter. Ein automatischer Fristen-Wächter warnt Sie rechtzeitig.
- Falscher Umlageschlüssel. Heizkosten müssen zu 50–70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden (Heizkostenverordnung).
- Belege nicht auffindbar. Der Mieter darf Einsicht verlangen. Wer Belege digital und revisionssicher ablegt, ist auf der sicheren Seite.
So hilft Hausfon
Mit Hausfon fotografieren Sie jeden Beleg direkt bei Erhalt, ordnen ihn per Klick der richtigen Kostenart zu und behalten alle Fristen automatisch im Blick – ganz ohne Zugriff auf Ihr Bankkonto. Die Abrechnung entsteht dann praktisch auf Knopfdruck.